Dématérialisation des services d’urbanisme : « Notre chance c’est d’avoir démarré très tôt »

Qu’est-ce qui vous a poussé à démarrer tôt le projet de dématérialisation des services d’urbanisme ?

Josiane Touzé :

L’obligation de saisie par voie électronique (SVE) devait entrer en vigueur le 8 novembre 2018. On s’était mis en ordre de marche, afin que chacun puisse déposer sa demande de permis de construire, par mail, clé USB, à cette date-là. À la demande des associations d’élus, la SVE a été reportée. Aujourd’hui cette obligation est commune à la dématérialisation des services d’urbanisme pour les communes de plus de 3 500 habitants. Donc comme nous avions bien avancé sur le sujet dès fin 2017, nous avons démarré notre projet dématérialisation au 1^er janvier 2019.

Comment s’est déroulée la réflexion en amont ?

Gaël Gouret :

On a visité la ville de Paris et ses installations. On a très vite identifié qu’il fallait passer sur du double écran. Quand on parle de dématérialisation, on parle aussi de toute l’organisation du service. Il faut tout décortiquer, la chaîne de l’instruction qui est très complexe. Notre service urbanisme englobe 59 communes, ce qui représente environ 20 000 actes par an. Donc dès 2018 nous avions élaboré un cahier des charges en consultation avec les mairies. Lorsque nous avons trouvé l’éditeur logiciel (cart@ds), il a fallu enclencher toute une séquence de formation sur ce nouvel outil. D’abord auprès de nos trois équipes, soit 26 personnes, puis auprès des collaborateurs en mairie. Et le 1^er janvier 2019, on a tout basculé, changé de logiciel, ainsi que le circuit. Ça veut dire que les mairies ont commencé à scanner les dépôts de permis au 1^er janvier 2019. À cela s’ajoutent tous les partenaires qu’il faut embarquer avec nous : c’est-à-dire, les architectes des bâtiments de France, les concessionnaires réseaux, les services de l’État, etc. Donc on a consulté beaucoup de monde, on leur a fait part de notre projet et on a vu avec eux comment on pouvait fonctionner.

À ce jour, qu’est-ce qu’il est possible de faire de manière dématérialisée dans votre service d’urbanisme ?

Gaël Gouret :

Depuis le 1^er janvier 2019, les notaires peuvent déposer le certificat d’urbanisme (CU) sur un portail. Nous traitons à peu près 9 000 CU par an et actuellement 5 000 sont déposés en ligne. C’est beaucoup de temps de gagné pour les communes qui n’ont pas à enregistrer le dossier. Lorsque le pétitionnaire vient déposer l’autorisation du permis de construire, la mairie le scanne. Une fois numérisé, c’est le début de la chaîne de l’instruction du dossier. Il arrive dans nos services à l’Agglo où on vérifie l’aspect règlementaire avec le PLU et on lance les consultations avec les services qui répondent tous de manière dématérialisée. C’est après que ça se corse. Car les questions de légalité et les taxes, gérées par les services de l’État, sont encore en version papier.

Notre prochaine étape sera d’ouvrir cette chaîne de l’instruction aux professionnels du territoire, car ils sont environ 75 % à déposer des dossiers. Nous avons testé auprès de communes pilotes une dizaine de dossiers. Nous devrions être prêts pour mars 2021. Ce sera ensuite au tour des particuliers.

Pour déployer cette chaîne dématérialisée, il a fallu former nos agents qui peuvent d’ailleurs totalement télétravailler, puisque le logiciel est accessible en freeweb. Notre chance, c’est d’avoir démarré très tôt. Car le temps des formations se poursuit. Le logiciel évolue et d’autres acteurs doivent encore être accompagnés dans cette transformation digitale et l’adoption de nouvelles pratiques.